Baltic Games Fest
Wenn 60 Aussteller ihr Material selbst pflegen
Ein Festival, das sich in einem Jahr verdoppelt hat. Ohne dass das Team größer wurde. Das Baltic Games Fest in Neumünster ist eines der wichtigsten Indie-Games-Events im Norden. Wir verantworten dort Marke, Website und Social Media. Und wir haben die Software gebaut, mit der das Event läuft.
Die Ausgangslage
Ein zweitägiges Event bringt Gruppen zusammen, die alle etwas liefern müssen: Aussteller ihr Logo, Spielbeschreibung, Screenshots und Trailer. Speaker ihre Vita, ein Foto und einen Sessiontext. Sponsoren ihr Branding in der richtigen Auflösung und das passende Paket. Presse braucht ein aktuelles Kit.
Der übliche Weg dafür ist bekannt: Mailanhänge, WeTransfer-Links, ein Ordner auf dem Server und eine Tabelle, in der jemand nachhält, wer was noch schuldet. Bei zehn Ausstellern geht das. Bei sechzig ist es eine Vollzeitstelle, und drei Wochen vor Türöffnung ist die Website trotzdem nicht aktuell.
Genau an diesem Punkt haben wir uns gegen ein Standard-CMS mit Plugin-Flickwerk entschieden und stattdessen etwas gebaut, das den Prozess abbildet, statt ihn zu verbiegen.
Was wir entwickelt haben
Ein eigenes Event-CMS, zugeschnitten auf das Baltic Games Fest. Kern ist ein Rollenmodell mit eigenen Bereichen für Aussteller, Speaker und Sponsoren.
Self-Service für alle Beteiligten. Jeder Partner bekommt einen eigenen Zugang, pflegt seine Daten selbst und sieht auf einen Blick, was noch fehlt. Kein Rückfragen-Pingpong, keine Version 4_final_final im Postfach.
Freigabe per Klick. Die Redaktion prüft eingereichte Inhalte und übernimmt sie mit einem Klick auf die Website. Kein Copy-and-paste, keine Übertragungsfehler, keine zweite Datenpflege.
Automatisierte Kommunikation. Onboarding-Mails, Erinnerungen bei fehlendem Material, Deadline-Hinweise. Das System schreibt die Mails, die sonst jemand von Hand schreiben müsste. Und es schreibt sie zuverlässig.
Was dabei herauskam
Die erste Ausgabe 2025 war mit 42 Teams restlos ausgebucht, inklusive Warteliste. Die zweite Ausgabe 2026 kam auf rund 2.000 Besucherinnen und Besucher, doppelt so viele wie im Vorjahr, mit 60 Entwicklerteams und über 100 Spielstationen. Dazu Awards mit hochkarätiger Jury, ein eigenes Fachformat mit den Baltic Dev Talks und Unterstützung durch das Wirtschaftsministerium des Landes Schleswig-Holstein.
Gewachsen ist das Event. Nicht der Verwaltungsaufwand.
Warum das kein Games-Thema ist
Das Muster wiederholt sich überall dort, wo viele externe Beteiligte Material liefern müssen und eine Organisation daraus eine öffentliche Darstellung macht:
- Verbände, die Inhalte von Mitgliedern einsammeln
- Förderprojekte mit Projektpartnern, Berichtspflichten und festen Fristen
- Messegesellschaften und Veranstalter mit wechselnden Ausstellern
- Unternehmen mit Händler-, Franchise- oder Partnernetz
Der Standardweg ist immer derselbe: Excel plus Mail plus eine Person, die den Überblick behalten muss. Das funktioniert, bis es das nicht mehr tut, und es skaliert nur über zusätzliches Personal.
Eine passgenaue Lösung dreht das um. Die Beteiligten pflegen ihre Daten selbst, das System erinnert statt eines Menschen, und die Freigabe bleibt trotzdem bei Ihnen.
Wie wir arbeiten
Wir bauen keine Software auf Verdacht. Wir schauen uns zuerst an, wie ein Prozess tatsächlich läuft, inklusive der Ausnahmen, die niemand im Kick-off erwähnt. Dann bauen wir den kleinsten Stand, der im echten Betrieb nutzbar ist, und lassen ihn dort wachsen.
Das BGF-CMS ist nicht am Whiteboard entstanden, sondern an einem laufenden Event mit echten Deadlines, echten Ausstellern und echten Leuten, die drei Tage vor Redaktionsschluss ihr Logo nicht finden. Genau das macht den Unterschied zwischen einer Software, die gut aussieht, und einer, die benutzt wird.
Marke, Website und Software kommen bei uns aus einer Hand. Das spart die Schnittstelle, an der sonst die meisten Projekte hängenbleiben: die Übergabe zwischen Agentur und Entwicklung.
Kurz gesagt
Wenn Sie Prozesse haben, die heute über Tabellen und Mailverkehr laufen, und ahnen, dass das beim nächsten Wachstumsschritt kippt: Genau dafür bauen wir Software.